Come unire centinaia di PDF raggruppandoli per nome del file

Ultimo aggiornamento: 22 settembre 2026

I programmi di contabilità, gli scanner e i portali di fatturazione esportano tutti allo stesso modo: un PDF per documento, con data e numero progressivo nel nome. AAAA20260921-001.pdf, AAAA20260921-002.pdf, AAAA20260921-003.pdf, e così via per ogni giorno lavorativo del mese. Poi qualcuno chiede un file al giorno, e il lavoro diventa smistare trecento file in mucchi prima di poter unire qualcosa.

I mucchi sono già nei nomi. Ecco come sfruttarli.

La regola, in una frase

Togli l’estensione, togli il numero alla fine del nome: quello che resta è il gruppo. Non serve altro: AAAA20260921-001 e AAAA20260921-002 si riducono entrambi a AAAA20260921, quindi vanno insieme e il file unito prende quel nome.

Il separatore non conta. Questi casi funzionano tutti allo stesso modo:

• invoice-001.pdf — un trattino, l’esportazione tipica dei software di contabilità.
• invoice_1.pdf — un trattino basso.
• invoice (3).pdf — le parentesi, quello che aggiunge il browser quando scarichi due volte lo stesso nome.
• invoice7.pdf — nessun separatore.

Dentro ogni gruppo i file sono ordinati per quel numero letto come numero, quindi 2 viene prima di 10 e 007 è semplicemente 7. Un file senza numero finale fa gruppo da sé.

Farlo nel browser

1. Apri Unisci PDF in blocco.
2. Seleziona tutti i PDF in una volta: un mese intero va benissimo.
3. Guarda l’elenco dei gruppi trovati. Ogni riga mostra il nome che avrà il file unito e quanti file vi finiscono dentro.
4. Premi il pulsante. Ottieni uno ZIP con un PDF per gruppo.

Se ti serve un solo file da una manciata di PDF e l’ordine lo decidi tu invece dei nomi, Unisci PDF è la strada più breve: trascina i file nell’ordine che vuoi e scarica un unico documento.

Prima i nomi a posto

Il raggruppamento vale quanto i nomi, quindi conviene dedicare un minuto alla cartella prima di iniziare:

• Il numero deve stare alla fine. 2026-09-21-001.pdf raggruppa per giorno, che di solito è quello che serve. 001-2026-09-21.pdf raggruppa invece per numero progressivo, che quasi mai è ciò che vuoi.
• Rinomina in blocco quello che non torna. In Windows seleziona i file, premi F2 e scrivi il nuovo nome: Esplora file li numera tra parentesi per te. Su macOS fai clic destro sulla selezione e scegli Rinomina. Basta questo per trasformare un’esportazione disordinata in un insieme che si raggruppa in modo pulito.
• Le maiuscole non contano. Factura-1.pdf e FACTURA-2.pdf finiscono nello stesso gruppo.

Cosa non fa

Legge i nomi, non i contenuti. Un documento salvato con il nome sbagliato finisce nel gruppo sbagliato, e nessuno strumento può accorgersene dall’esterno: per questo i gruppi vengono mostrati prima di unire qualsiasi cosa, così puoi confrontarli con quello che ti aspetti. Se un gruppo non torna, rinomina il file e rilascia di nuovo la cartella.

Non modifica nemmeno le pagine. Ogni PDF viene copiato nel file unito così com’è, quindi le firme restano dove erano (anche se una firma copre solo il documento su cui è stata apposta), le scansioni mantengono la risoluzione e il testo resta selezionabile. Se il risultato pesa più di quanto accetti il tuo server di posta, passalo poi da Comprimi PDF.

Non si carica nulla

L’unione avviene nel tuo browser, sul tuo dispositivo. Qui conta più del solito, perché un mese di fatture è esattamente il tipo di cosa che non si consegna a un sito web: nomi dei clienti, importi, partite IVA. Carica la pagina, scollegati da internet e lo strumento continua a funzionare: è la prova più semplice che esista, e la ripeti in mezzo minuto. Su la pagina che lo spiega c’è altro su come verificarlo.