Hunderte PDFs nach Dateinamen gruppiert zusammenfügen

Zuletzt aktualisiert: 22. September 2026

Buchhaltungsprogramme, Scanner und Rechnungsportale exportieren alle gleich: ein PDF pro Dokument, benannt nach Datum und laufender Nummer. AAAA20260921-001.pdf, AAAA20260921-002.pdf, AAAA20260921-003.pdf, und so weiter für jeden Werktag des Monats. Dann möchte jemand eine Datei pro Tag, und aus der Aufgabe wird das Verteilen von dreihundert Dateien auf Stapel, bevor überhaupt etwas zusammengefügt werden kann.

Die Stapel stecken längst in den Namen. So nutzen Sie sie.

Die Regel in einem Satz

Endung weg, Nummer am Ende des Namens weg – was übrig bleibt, ist die Gruppe. Mehr braucht es nicht: AAAA20260921-001 und AAAA20260921-002 werden beide zu AAAA20260921, gehören also zusammen, und die zusammengefügte Datei trägt diesen Namen.

Das Trennzeichen spielt keine Rolle. Diese Varianten funktionieren alle gleich:

• invoice-001.pdf — ein Bindestrich, der übliche Export aus Buchhaltungssoftware.
• invoice_1.pdf — ein Unterstrich.
• invoice (3).pdf — Klammern, die der Browser anhängt, wenn Sie denselben Namen zweimal herunterladen.
• invoice7.pdf — gar kein Trennzeichen.

Innerhalb einer Gruppe werden die Dateien nach dieser Nummer als Zahl sortiert, 2 kommt also vor 10 und 007 ist einfach 7. Eine Datei ohne Nummer am Ende bildet ihre eigene Gruppe.

Im Browser erledigen

1. Öffnen Sie PDFs stapelweise zusammenfügen.
2. Wählen Sie alle PDFs auf einmal aus – ein ganzer Monat ist kein Problem.
3. Sehen Sie sich die gefundenen Gruppen an. Jede Zeile zeigt den Namen der zusammengefügten Datei und wie viele Dateien darin landen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Sie erhalten ein ZIP mit einem PDF pro Gruppe.

Wenn Sie aus einer Handvoll PDFs nur eine Datei brauchen und die Reihenfolge von Ihnen statt von den Namen bestimmt wird, ist PDF zusammenfügen der kürzere Weg: die Dateien in die gewünschte Reihenfolge ziehen und ein einzelnes Dokument herunterladen.

Zuerst die Namen in Ordnung bringen

Die Gruppierung ist nur so gut wie die Benennung, deshalb lohnt sich eine Minute im Ordner, bevor Sie anfangen:

• Die Nummer muss am Ende stehen. 2026-09-21-001.pdf gruppiert nach Tag, was meistens gewünscht ist. 001-2026-09-21.pdf gruppiert stattdessen nach laufender Nummer, was so gut wie nie sinnvoll ist.
• Benennen Sie in einem Zug um, was nicht passt. Markieren Sie in Windows die Dateien, drücken Sie F2 und tippen Sie den neuen Namen: Der Explorer nummeriert sie in Klammern für Sie. Unter macOS klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und wählen Umbenennen. Beides genügt, um aus einem unordentlichen Export einen Satz zu machen, der sich sauber gruppieren lässt.
• Groß- und Kleinschreibung ist egal. Factura-1.pdf und FACTURA-2.pdf landen in derselben Gruppe.

Was es nicht tut

Es liest Namen, nicht Inhalte. Ein Dokument, das unter dem falschen Namen gespeichert wurde, landet in der falschen Gruppe, und kein Werkzeug kann das von außen erkennen: Deshalb werden die Gruppen angezeigt, bevor etwas zusammengefügt wird – so können Sie sie mit Ihrer Erwartung vergleichen. Sieht eine Gruppe falsch aus, benennen Sie die Datei um und legen Sie den Ordner erneut ab.

Auch an den Seiten selbst ändert es nichts. Jedes PDF wird unverändert in die zusammengefügte Datei kopiert, Signaturen bleiben also dort, wo sie waren (wobei eine Signatur immer nur das Dokument abdeckt, auf dem sie erstellt wurde), Scans behalten ihre Auflösung und Text bleibt markierbar. Ist das Ergebnis schwerer, als Ihr Mailserver erlaubt, schicken Sie es danach durch PDF komprimieren.

Es wird nichts hochgeladen

Das Zusammenfügen geschieht in Ihrem Browser, auf Ihrem eigenen Gerät. Das zählt hier mehr als sonst, denn ein Monat Rechnungen ist genau das, was man keiner Website überlassen sollte: Kundennamen, Beträge, Steuernummern. Laden Sie die Seite, trennen Sie die Internetverbindung, und das Werkzeug arbeitet weiter – der einfachste Beweis, den es gibt, und in einer halben Minute wiederholbar. Mehr dazu, wie Sie das prüfen, steht auf der Seite, die es erklärt.