Hvad PDF/A er, og hvornår nogen beder dig om et

Senest opdateret: 22. september 2026

Du udfylder en formular til en myndighed, sender et dokument til en domstol eller afleverer en afhandling, og der står i vejledningen, at filen skal være i PDF/A. Den PDF, du har liggende, ser fin ud, åbner fint og printer fint. Og er alligevel, næsten med sikkerhed, ikke et PDF/A.

Hvad formatet faktisk er

PDF/A er en PDF med løfter på. Standarden er ISO 19005, og hver regel i den kommer fra én idé: filen skal kunne læses om tyve år af nogen, der ikke har andet end filen.

• Hver skrifttype rejser med indeni. En almindelig PDF kan nøjes med at nævne en skrifttype — Helvetica, Verdana — og regne med, at din computer har den. På en maskine, der ikke har den, sætter læseren noget andet i stedet, og opsætningen flytter sig.
• Farverne siger, hvad de betyder. En indlejret farveprofil gør "så meget rødt" til en farve, der kan gengives, i stedet for hvad dagens skærm nu synes.
• Intet rækker ud over filen. Ingen JavaScript, ingen handlinger der kører ved åbning, ingen links til filer der skal findes et andet sted, ingen kryptering. Et arkiv kan ikke bevare et dokument, hvis indhold afhænger af en adgangskode, som nogen vil have glemt.
• Den siger, hvad den er. En pakke metadata inde i filen erklærer, hvilket niveau af standarden den hævder at opfylde.

Intet af det handler om, hvordan dokumentet ser ud. Et PDF/A er ikke mindre, pænere eller mere officielt: det er det samme dokument med sine afhængigheder pakket ind.

Hvem der beder om det

• Offentlige myndigheder. PDF/A er blandt de formater, der tages imod til indsendelse og arkivering, og du møder det i udbud, tilskudsansøgninger og digitale selvbetjeningsløsninger.
• Domstole. I Tyskland er PDF/A det format, der forventes ved elektronisk indsendelse (ERVV); i USA kræver eller anbefaler mange føderale domstole det for det, der går ind i sagen.
• Universiteter og arkiver for publikationer, til afhandlinger og til alt, der skal overleve et skifte af software.
• Arkiver og biblioteker, som er der, formatet kom fra til at begynde med.
• Elektronisk fakturering. Factur-X- og ZUGFeRD-fakturaer er et PDF/A-3 med fakturaens XML båret indeni — det er præcis derfor del 3 findes.

Hvilket du skal sende

To tal beskriver en PDF/A-fil, og folk bytter dem hele tiden rundt. Delen siger, hvilken PDF den er bygget på:

• PDF/A-1 — den ældste og strengeste. Ingen gennemsigtighed, ingen lag.
• PDF/A-2 — hvad de fleste konverteringer laver i dag: gennemsigtighed, lag og JPEG 2000 tillades.
• PDF/A-3 — som 2, men den må bære andre filer indeni. Det er den, fakturaerne bruger.

Niveauet siger, hvor meget den lover:

• B (basis) — den kommer til at se ud på samme måde. Det er det, der bliver bedt om i praksis.
• U — som B, og desuden kan teksten hentes ud som korrekt Unicode.
• A (tilgængelig) — som U, og desuden er dokumentet mærket op til skærmlæsere.

Så PDF/A-2B, medmindre du har fået noget andet at vide; og et dokument uden opmærkning bliver ikke ærligt til niveau A ved at blive konverteret: opmærkningen skal komme fra den, der skrev dokumentet.

At konvertere et

PDF til PDF/A skriver PDF/A-2B i din browser. Før noget bliver konverteret, siger værktøjet, hvilken af to ting der kommer til at ske, for det er filens beslutning og ikke værktøjets:

• Siderne bliver bevaret. Hver skrifttype, den bruger, rejser allerede med indeni, så intet bliver kodet om, og teksten kan stadig markeres. Scanninger er det nemmeste tilfælde af alle: der er ingen skrifttyper, der kan mangle.
• Siderne bliver tegnet om som billeder. Det sker, når filen kun nævner en skrifttype, eller når den maler i trykfarver (CMYK), som en farveprofil til skærm ikke kan beskrive. Dokumentet ser identisk ud, og teksten kan ikke længere markeres — hvilket er det ærlige udfald, for der er ingen måde at indlejre en skrifttype, ingen har.

I begge tilfælde ryger det ud, som PDF/A forbyder: JavaScript, handlinger ved åbning, vedhæftede filer og enhver kryptering. Kommentarer bliver og bliver markeret som printbare.

Én rækkefølge betyder noget: konverter først, underskriv bagefter. En digital underskrift dækker en bestemt række byte, og konverteringen skriver dem om, så en fil, der er underskrevet før konverteringen, ankommer med ødelagt underskrift. Har du brug for begge dele, så konverter, og underskriv derefter med dit certifikat.

At tjekke en fil

En fil, der siger PDF/A, er ikke nødvendigvis et. Rigtig mange konverteringsprogrammer skriver de metadata, der erklærer formatet, og ændrer ikke andet, og det giver et dokument, der hævder PDF/A-2B og falder ved den første validator, det møder.

Kontrollér PDF/A læser en fil i din browser og melder det, der betyder noget i praksis: om den erklærer formatet, om den har en farveprofil med, om hver skrifttype er indeni, om den er krypteret, om der kører noget, når den åbnes. Det er ikke en validator, og det siger den også.

Validatoren er veraPDF: gratis, open source, vedligeholdt af PDF Association sammen med Open Preservation Foundation, og den referenceimplementering, som nationalarkiverne bruger. Der findes en skrivebordsudgave og en offentlig webdemo. Der findes også kommercielle validatorer online, men læs deres privatlivsnoter, før du bruger en — mindst én af de kendte beholder de filer, du uploader i den gratis udgave. Til alt med personoplysninger i: brug skrivebordsprogrammet, eller brug tjekket på denne side, som aldrig sender filen nogen steder.

Og et sidste praktisk punkt: når to validatorer er uenige, er det den, der tilhører den, som har bedt dig om filen, der gælder.

Hvorfor filer bliver afvist

• En skrifttype er kun nævnt, ikke indlejret. Langt den mest almindelige årsag, og den, ingen regner med, fordi dokumentet åbner perfekt på deres egen maskine.
• Den erklærer PDF/A, og der blev ikke gjort andet. Påstanden er ikke sagen.
• Filen er krypteret, ofte fordi nogen har sat en adgangskode på for at forhindre redigering.
• Den bærer vedhæftede filer og bliver sendt som PDF/A-1 eller 2, som ikke tillader dem.
• Den maler i trykfarver uden en trykprofil indeni til at forklare dem — typisk for filer, der kommer fra en designer.
• Underskriften blev sat først, og konverteringen ødelagde den.

Der uploades ingenting

Både konverteringen og tjekket kører på din egen maskine, inde i browserfanen. Det betyder mere her end andre steder: et dokument, du sender ind til en myndighed, er præcis den slags fil, man ikke overlader til en hjemmeside. Indlæs siden, afbryd internetforbindelsen, og de virker begge stadig — det er det enkleste bevis, der findes, og det tager et halvt minut. Der står mere om, hvordan du kontrollerer det, på siden, der forklarer det.