Was PDF/A ist – und wann jemand eines von Ihnen verlangt

Zuletzt aktualisiert: 22. September 2026

Sie füllen ein Formular für eine Behörde aus, schicken ein Dokument an ein Gericht oder geben eine Abschlussarbeit ab, und in der Anleitung steht, die Datei müsse ein PDF/A sein. Das PDF, das vor Ihnen liegt, sieht gut aus, öffnet sich einwandfrei und druckt einwandfrei. Und ist trotzdem, mit hoher Wahrscheinlichkeit, kein PDF/A.

Was das Format wirklich ist

PDF/A ist ein PDF mit Zusagen im Gepäck. Die Norm ist ISO 19005, und jede ihrer Regeln folgt aus einem einzigen Gedanken: Die Datei muss in zwanzig Jahren von jemandem lesbar sein, der nichts hat außer der Datei.

• Jede Schrift reist mit. Ein gewöhnliches PDF nennt eine Schrift vielleicht nur beim Namen — Helvetica, Verdana — und verlässt sich darauf, dass Ihr Rechner sie hat. Auf einem Gerät, das sie nicht hat, ersetzt das Anzeigeprogramm sie durch eine andere, und das Layout verrutscht.
• Die Farben sagen, was sie bedeuten. Ein eingebettetes Farbprofil macht aus „so viel Rot“ eine Farbe, die reproduzierbar ist, statt dessen, was der Bildschirm des Tages daraus macht.
• Nichts greift über die Datei hinaus. Kein JavaScript, keine Aktionen beim Öffnen, keine Verweise auf Dateien, die irgendwo anders liegen müssen, keine Verschlüsselung. Ein Archiv kann kein Dokument aufbewahren, dessen Inhalt von einem Passwort abhängt, das irgendwann vergessen sein wird.
• Es sagt, was es ist. Ein Metadatenpaket in der Datei erklärt, welche Stufe der Norm sie für sich beansprucht.

Nichts davon betrifft das Aussehen des Dokuments. Ein PDF/A ist nicht kleiner, nicht schöner und nicht amtlicher: Es ist dasselbe Dokument, dessen Abhängigkeiten nach innen gepackt wurden.

Wer es verlangt

• Behörden. PDF/A gehört zu den Formaten, die für Einreichung und Archivierung akzeptiert werden, und Sie treffen es in Vergabeportalen, Förderanträgen und beim elektronischen Schriftverkehr mit Ämtern.
• Gerichte. Bei der elektronischen Einreichung (ERVV) ist PDF vorgeschrieben, und PDF/A ist die Form, in der es dort erwartet wird; in den USA verlangen oder empfehlen viele Bundesgerichte es für alles, was in die Akte geht.
• Hochschulen und Repositorien, für Abschlussarbeiten und alles, was einen Softwarewechsel überleben soll.
• Archive und Bibliotheken, aus denen das Format überhaupt erst hervorgegangen ist.
• Elektronische Rechnungen. ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen sind ein PDF/A-3, das die Rechnung als XML im Inneren trägt — genau dafür gibt es Teil 3.

Welches Sie schicken sollten

Zwei Angaben beschreiben eine PDF/A-Datei, und sie werden ständig verwechselt. Der Teil sagt, auf welchem PDF sie aufbaut:

• PDF/A-1 – der älteste und strengste. Keine Transparenz, keine Ebenen.
• PDF/A-2 – was die meisten Umwandlungen heute erzeugen: Transparenz, Ebenen und JPEG 2000 erlaubt.
• PDF/A-3 – wie 2, darf aber andere Dateien im Inneren tragen. Diesen Teil nutzen die Rechnungen.

Die Stufe sagt, wie viel zugesagt wird:

• B (basic) – es sieht gleich aus. Das ist es, was in der Praxis verlangt wird.
• U – wie B, und zusätzlich lässt sich der Text als korrektes Unicode herausholen.
• A (accessible) – wie U, und zusätzlich ist das Dokument für Screenreader getaggt.

Also PDF/A-2B, solange nichts anderes gesagt wurde; und ein Dokument ohne Tags wird durch eine Umwandlung nicht ehrlich zu Stufe A: Die Tags müssen von dem kommen, der das Dokument geschrieben hat.

Eines umwandeln

PDF in PDF/A schreibt PDF/A-2B in Ihrem Browser. Bevor irgendetwas umgewandelt wird, sagt das Werkzeug Ihnen, welcher der beiden Fälle eintritt, denn das entscheidet die Datei und nicht das Werkzeug:

• Die Seiten bleiben erhalten. Jede verwendete Schrift reist bereits mit, es wird also nichts neu codiert, und der Text bleibt markierbar. Scans sind der einfachste Fall überhaupt: Es gibt keine Schriften, die fehlen könnten.
• Die Seiten werden als Bilder neu gezeichnet. Das passiert, wenn die Datei eine Schrift nur benennt, oder wenn sie in Druckfarben (CMYK) malt, die ein Bildschirm-Farbprofil nicht beschreiben kann. Das Dokument sieht identisch aus, und der Text ist nicht mehr markierbar – das ist das ehrliche Ergebnis, denn eine Schrift, die niemand hat, lässt sich nicht einbetten.

In beiden Fällen fliegt heraus, was PDF/A verbietet: JavaScript, Aktionen beim Öffnen, angehängte Dateien und jede Verschlüsselung. Anmerkungen bleiben und werden als druckbar gekennzeichnet.

Eine Reihenfolge ist wichtig: zuerst umwandeln, danach signieren. Eine digitale Signatur deckt eine bestimmte Folge von Bytes ab, und die Umwandlung schreibt sie neu; eine vor der Umwandlung signierte Datei kommt also mit kaputter Signatur an. Wenn Sie beides brauchen: erst umwandeln, dann mit Ihrem Zertifikat signieren.

Eine Datei prüfen

Eine Datei, die PDF/A behauptet, ist nicht zwangsläufig eines. Viele Umwandler schreiben nur die Metadaten, die das Format erklären, und ändern sonst nichts. Dabei entsteht ein Dokument, das PDF/A-2B beansprucht und beim ersten Validator durchfällt, dem es begegnet.

PDF/A prüfen liest eine Datei in Ihrem Browser und berichtet, worauf es in der Praxis ankommt: ob sie das Format erklärt, ob sie ein Farbprofil mitbringt, ob jede Schrift enthalten ist, ob sie verschlüsselt ist, ob beim Öffnen etwas ausgeführt wird. Es ist kein Validator, und es sagt das auch.

Der Validator ist veraPDF: kostenlos, offener Quellcode, gepflegt von der PDF Association gemeinsam mit der Open Preservation Foundation, und die Referenzimplementierung, die Nationalarchive verwenden. Es gibt eine Desktop-Version und eine öffentliche Web-Demo. Es gibt auch kommerzielle Online-Validatoren, aber lesen Sie deren Datenschutzhinweise, bevor Sie einen benutzen – mindestens einer der bekannten behält die Dateien, die man in der Gratis-Stufe hochlädt. Für alles mit personenbezogenen Daten: das Desktop-Programm verwenden, oder die Prüfung auf dieser Seite, die die Datei nirgendwohin sendet.

Und ein letzter praktischer Punkt: Wenn zwei Validatoren sich widersprechen, zählt der von demjenigen, der die Datei von Ihnen verlangt hat.

Warum Dateien abgelehnt werden

• Eine Schrift ist nur benannt, nicht eingebettet. Der mit Abstand häufigste Grund, und der, mit dem niemand rechnet, weil das Dokument auf dem eigenen Rechner tadellos aufgeht.
• Es erklärt PDF/A, und sonst wurde nichts gemacht. Die Behauptung ist nicht die Sache.
• Die Datei ist verschlüsselt, oft weil jemand ein Passwort gesetzt hat, um das Bearbeiten zu verhindern.
• Sie trägt Anhänge und wird als PDF/A-1 oder 2 verschickt, die das nicht erlauben.
• Sie malt in Druckfarben, ohne ein Druckprofil im Inneren, das sie erklärt – typisch für Dateien, die von einem Gestalter kommen.
• Die Signatur kam zuerst, und die Umwandlung hat sie zerstört.

Es wird nichts hochgeladen

Sowohl der Umwandler als auch die Prüfung laufen auf Ihrem eigenen Gerät, im Browser-Tab. Das zählt hier mehr als sonst: Ein Dokument, das Sie bei einer Behörde einreichen, ist genau die Art Datei, die man keiner Website überlässt. Laden Sie die Seite, trennen Sie die Internetverbindung, und beide arbeiten weiter – der einfachste Beweis, den es gibt, und er dauert eine halbe Minute. Mehr dazu, wie Sie das überprüfen, steht auf der Seite, die es erklärt.