Vad PDF/A är, och när någon kommer att begära ett

Senast uppdaterad: 22 september 2026

Du fyller i ett formulär till en myndighet, skickar ett dokument till en domstol eller lämnar in en uppsats, och instruktionerna säger att filen ska vara i PDF/A. PDF-filen du har ser bra ut, öppnas bra och skrivs ut bra. Och är ändå, nästan säkert, inte en PDF/A.

Vad formatet egentligen är

PDF/A är en PDF med löften på. Standarden är ISO 19005, och varje regel i den kommer ur en enda tanke: filen ska gå att läsa om tjugo år av någon som inte har något annat än filen.

• Varje typsnitt följer med inuti. En vanlig PDF kan bara nämna ett typsnitt — Helvetica, Verdana — och lita på att din dator har det. På en maskin som inte har det byter läsaren ut det mot något annat och layouten flyttar sig.
• Färgerna säger vad de betyder. En inbäddad färgprofil gör "så här mycket rött" till en färg som går att återge, i stället för vad dagens skärm råkar tycka.
• Ingenting sträcker sig utanför filen. Ingen JavaScript, inga åtgärder som körs när den öppnas, inga länkar till filer som måste finnas någon annanstans, ingen kryptering. Ett arkiv kan inte bevara ett dokument vars innehåll hänger på ett lösenord som någon kommer att ha glömt.
• Den säger vad den är. Ett metadatapaket inuti filen förklarar vilken nivå av standarden den gör anspråk på.

Inget av detta handlar om hur dokumentet ser ut. En PDF/A är inte mindre, snyggare eller mer officiell: det är samma dokument med sina beroenden packade inuti.

Vem som begär det

• Myndigheter. PDF/A finns bland de format som godtas för inlämning och arkivering, och du möter det i upphandlingar, bidragsansökningar och e-tjänster.
• Domstolar. I Tyskland är PDF/A det format som förväntas vid elektronisk inlämning (ERVV); i USA kräver eller rekommenderar många federala domstolar det för handlingar som går in i akten.
• Universitet och publiceringsarkiv, för uppsatser och allt som ska överleva ett programbyte.
• Arkiv och bibliotek, som är där formatet kom ifrån till att börja med.
• Elektronisk fakturering. Factur-X- och ZUGFeRD-fakturor är en PDF/A-3 med fakturans XML inuti — det är precis därför del 3 finns.

Vilken du ska skicka

Två siffror beskriver en PDF/A-fil, och de blandas ihop hela tiden. Delen säger vilken PDF den är byggd på:

• PDF/A-1 — den äldsta och strängaste. Ingen transparens, inga lager.
• PDF/A-2 — vad de flesta konverteringar ger i dag: transparens, lager och JPEG 2000 tillåtet.
• PDF/A-3 — som 2, men den får bära andra filer inuti sig. Det är den fakturor använder.

Nivån säger hur mycket den lovar:

• B (grund) — den kommer att se likadan ut. Det är det som efterfrågas i praktiken.
• U — som B, och dessutom går texten att plocka ut som korrekt Unicode.
• A (tillgänglig) — som U, och dessutom är dokumentet taggat för skärmläsare.

Så PDF/A-2B om inget annat sagts; och du gör inte ärligt ett otaggat dokument till nivå A genom att konvertera det: taggarna måste komma från den som skrev dokumentet.

Att konvertera en

PDF till PDF/A skriver PDF/A-2B i din webbläsare. Innan något konverteras säger verktyget vilket av två saker som kommer att hända, för det är filens beslut och inte verktygets:

• Sidorna behålls. Varje typsnitt den använder följer redan med inuti, så ingenting kodas om och texten går fortfarande att markera. Skanningar är det allra enklaste fallet: det finns inga typsnitt som kan saknas.
• Sidorna ritas om som bilder. Det händer när filen bara nämner ett typsnitt, eller när den målar i tryckfärger (CMYK) som en färgprofil för skärm inte kan beskriva. Dokumentet ser identiskt ut och texten går inte längre att markera — vilket är det ärliga utfallet, för det finns inget sätt att bädda in ett typsnitt som ingen har.

I båda fallen faller det bort som PDF/A förbjuder: JavaScript, åtgärder vid öppning, bifogade filer och all kryptering. Anteckningar stannar och märks som utskrivbara.

En ordning spelar roll: konvertera först, signera efteråt. En digital signatur täcker en bestämd följd av byte, och konverteringen skriver om dem, så en fil som signerats före konverteringen kommer fram med trasig signatur. Behöver du båda: konvertera, och signera sedan med ditt certifikat.

Att kontrollera en fil

En fil som säger PDF/A är inte nödvändigtvis det. Många konverterare skriver metadatan som förklarar formatet och ändrar inget annat, och resultatet är ett dokument som gör anspråk på PDF/A-2B och faller på den första validator det möter.

Kontrollera PDF/A läser en fil i din webbläsare och rapporterar det som spelar roll i praktiken: om den förklarar formatet, om den bär en färgprofil, om varje typsnitt finns inuti, om den är krypterad, om något körs när den öppnas. Det är inte en validator, och det står det också.

Validatorn är veraPDF: gratis, öppen källkod, underhållen av PDF Association tillsammans med Open Preservation Foundation, och den referensimplementation som nationalarkiven använder. Det finns en skrivbordsversion och en offentlig webbdemo. Det finns kommersiella validatorer online också, men läs deras integritetsnoteringar innan du använder någon — minst en av de kända behåller filerna du laddar upp i gratisnivån. För allt som innehåller personuppgifter: kör skrivbordsprogrammet, eller använd kontrollen på den här sajten, som aldrig skickar filen någonstans.

Och en sista praktisk punkt: när två validatorer är oeniga är det den som tillhör den som bad dig om filen som gäller.

Varför filer nekas

• Ett typsnitt är bara nämnt, inte inbäddat. Den klart vanligaste orsaken, och den ingen väntar sig, eftersom dokumentet öppnas perfekt på den egna maskinen.
• Den förklarar PDF/A och inget annat gjordes. Anspråket är inte saken.
• Filen är krypterad, ofta för att någon lagt på ett lösenord för att stoppa redigering.
• Den bär bilagor och skickas som PDF/A-1 eller 2, som inte tillåter dem.
• Den målar i tryckfärger utan någon tryckprofil inuti som förklarar dem — typiskt för filer som kommer från en formgivare.
• Signaturen sattes först och konverteringen förstörde den.

Ingenting laddas upp

Både konverteraren och kontrollen körs på din egen maskin, inne i webbläsarfliken. Det spelar större roll här än annars: ett dokument du lämnar in till en myndighet är precis den sortens fil som inte bör lämnas till en webbplats. Ladda sidan, koppla bort internet, och båda fungerar ändå — det är det enklaste beviset som finns, och det tar en halv minut. Det finns mer om hur du kontrollerar det på sidan som förklarar saken.