Qué es un PDF/A y cuándo te lo van a pedir
Última actualización: 22 de septiembre de 2026
Estás rellenando un formulario para un organismo público, o enviando un documento a un juzgado, o depositando una tesis, y las instrucciones dicen que el archivo tiene que ir en PDF/A. El PDF que tienes delante se ve bien, abre bien e imprime bien. Y casi con seguridad no es un PDF/A.
Qué es el formato en realidad
Un PDF/A es un PDF con promesas incluidas. La norma es ISO 19005, y todas sus reglas salen de una sola idea: el archivo tiene que poder leerlo dentro de veinte años alguien que no tenga nada más que el archivo.
- Cada tipografía viaja dentro. Un PDF normal puede limitarse a nombrar una fuente —Helvetica, Verdana— y dar por hecho que tu ordenador la tiene. En una máquina que no la tenga, el lector sustituye por otra y la maqueta se mueve.
- Los colores dicen lo que significan. Un perfil de color incrustado convierte «esta cantidad de rojo» en un color que se puede reproducir, en vez de en lo que decida la pantalla de turno.
- Nada sale del archivo. Ni JavaScript, ni acciones que se ejecutan al abrirlo, ni enlaces a archivos que tienen que existir en otro sitio, ni cifrado. Un archivo histórico no puede conservar un documento cuyo contenido depende de una contraseña que alguien habrá olvidado.
- Dice lo que es. Un paquete de metadatos dentro del archivo declara qué nivel de la norma afirma cumplir.
Nada de eso tiene que ver con el aspecto del documento. Un PDF/A no es más pequeño, ni más bonito, ni más oficial: es el mismo documento con sus dependencias metidas dentro.
Quién lo pide
- La administración electrónica. El PDF/A figura entre los formatos que se admiten para presentar y archivar documentos, y te lo encuentras pedido en sedes electrónicas, licitaciones, convocatorias de subvenciones y trámites de colegios profesionales.
- Los juzgados. En Alemania el PDF/A es el formato esperado en la presentación electrónica (ERVV), y en Estados Unidos muchos tribunales federales lo exigen o lo recomiendan para lo que entra en el expediente.
- Universidades y repositorios, para tesis y para cualquier cosa que deba sobrevivir a un cambio de programa.
- Archivos y bibliotecas, que son de donde salió el formato.
- La facturación electrónica. Las facturas Factur-X y ZUGFeRD son un PDF/A-3 con el XML de la factura dentro: para eso existe precisamente la parte 3.
Cuál enviar
Un PDF/A se describe con dos datos que la gente confunde constantemente. La parte dice sobre qué PDF está construido:
- PDF/A-1 — la más antigua y la más estricta. Sin transparencias y sin capas.
- PDF/A-2 — lo que produce hoy casi cualquier conversión: admite transparencias, capas y JPEG 2000.
- PDF/A-3 — como la 2, pero puede llevar otros archivos dentro. Es la que usan las facturas.
El nivel dice cuánto promete:
- B (básico) — se verá igual. Es lo que se pide en la práctica.
- U — como B, y además el texto se puede extraer como Unicode correcto.
- A (accesible) — como U, y además el documento está etiquetado para lectores de pantalla.
Así que PDF/A-2B salvo que te hayan dicho otra cosa; y un documento sin etiquetas no se convierte honestamente en nivel A al convertirlo: las etiquetas tienen que venir de quien escribió el documento.
Cómo convertir uno
PDF a PDF/A escribe PDF/A-2B en tu navegador. Antes de convertir nada te dice cuál de estas dos cosas va a pasar, porque eso lo decide el archivo y no la herramienta:
- Se conservan sus páginas. Todas las tipografías que usa viajan ya dentro, así que no se recodifica nada y el texto sigue siendo seleccionable. Los escaneos son el caso más fácil de todos: no hay tipografías que puedan faltar.
- Sus páginas se redibujan como imágenes. Pasa cuando el archivo solo nombra una fuente, o cuando pinta con tintas de imprenta (CMYK) que un perfil de color de pantalla no puede describir. El documento se ve idéntico y el texto deja de ser seleccionable, que es el resultado honesto: no hay manera de incrustar una tipografía que nadie tiene.
En los dos casos sale fuera lo que el PDF/A prohíbe: JavaScript, acciones al abrir, archivos adjuntos y cualquier cifrado. Las anotaciones se quedan y se marcan como imprimibles.
Hay un orden que importa: convertir primero, firmar después. Una firma digital cubre una secuencia concreta de bytes, y convertir los reescribe, así que un archivo firmado antes de la conversión llega con la firma rota. Si necesitas las dos cosas, convierte y luego firma con tu certificado.
Comprobar un archivo
Un archivo que dice PDF/A no necesariamente lo es. Muchos conversores escriben los metadatos que declaran el formato y no cambian nada más, y el resultado es un documento que afirma ser PDF/A-2B y falla en el primer validador que se cruza.
Comprobar PDF/A lee un archivo en tu navegador e informa de lo que importa en la práctica: si declara el formato, si lleva un perfil de color, si todas las tipografías están dentro, si está cifrado, si se ejecuta algo al abrirlo. No es un validador, y lo dice.
El validador es veraPDF: gratuito, de código abierto, mantenido por la PDF Association junto con la Open Preservation Foundation, y la implementación de referencia que usan los archivos nacionales. Hay versión de escritorio y una demo web pública. También hay validadores comerciales en línea, pero lee sus condiciones de privacidad antes de usar uno: al menos uno de los conocidos se queda con los archivos que subes a la versión gratuita. Para cualquier cosa con datos personales, usa la herramienta de escritorio o la comprobación de esta web, que no envía el archivo a ningún sitio.
Y un último detalle práctico: cuando dos validadores no coinciden, el que cuenta es el de quien te ha pedido el archivo.
Por qué se rechazan los archivos
- Una tipografía está solo nombrada, no incrustada. Es de largo el motivo más frecuente, y el que nadie espera, porque el documento abre perfectamente en su propio ordenador.
- Declara PDF/A y no se hizo nada más. Decirlo no es serlo.
- El archivo está cifrado, a menudo porque alguien le puso una contraseña para impedir que se editara.
- Lleva adjuntos y se envía como PDF/A-1 o 2, que no los admiten.
- Pinta con colores de imprenta sin un perfil de impresión dentro que los explique: típico de los archivos que vienen de un diseñador.
- La firma se puso antes y la conversión la rompió.
No se sube nada
Tanto el conversor como la comprobación funcionan en tu propia máquina, dentro de la pestaña del navegador. Aquí eso importa más que en otros sitios: un documento que vas a presentar ante un organismo público es justo el tipo de archivo que no se le entrega a una web. Carga la página, desconéctate de internet y los dos siguen funcionando; es la comprobación más sencilla que hay y se hace en medio minuto. Hay más sobre cómo verificarlo en la página que lo explica.