Cos’è il PDF/A e quando te lo chiederanno

Ultimo aggiornamento: 22 settembre 2026

Stai compilando un modulo per un ente pubblico, o mandando un documento in tribunale, o depositando una tesi, e le istruzioni dicono che il file deve essere in PDF/A. Il PDF che hai davanti sembra a posto, si apre bene e si stampa bene. E quasi certamente non è un PDF/A.

Cos’è davvero questo formato

Un PDF/A è un PDF con delle promesse attaccate. La norma è la ISO 19005, e ogni sua regola nasce da una sola idea: il file deve essere leggibile fra vent’anni da qualcuno che non ha nulla oltre al file.

• Ogni font viaggia dentro. Un PDF normale può limitarsi a nominare un carattere — Helvetica, Verdana — e contare sul fatto che il tuo computer ce l’abbia. Su una macchina che non lo ha, il lettore ne sostituisce un altro e l’impaginazione si muove.
• I colori dicono cosa significano. Un profilo colore incorporato trasforma «questa quantità di rosso» in un colore riproducibile, invece di quello che decide lo schermo di turno.
• Niente esce dal file. Nessun JavaScript, nessuna azione che parte all’apertura, nessun collegamento a file che devono esistere altrove, nessuna cifratura. Un archivio non può conservare un documento il cui contenuto dipende da una password che qualcuno avrà dimenticato.
• Dice cos’è. Un pacchetto di metadati dentro il file dichiara quale livello della norma sostiene di rispettare.

Niente di tutto questo riguarda l’aspetto del documento. Un PDF/A non è più leggero, né più bello, né più ufficiale: è lo stesso documento con le sue dipendenze imballate all’interno.

Chi lo chiede

• La pubblica amministrazione. Il PDF/A è tra i formati ammessi per il deposito e la conservazione dei documenti, e te lo ritrovi richiesto in bandi di gara, domande di contributo e portali degli enti.
• I tribunali. In Germania il PDF/A è il formato atteso nel deposito telematico (ERVV); negli Stati Uniti molte corti federali lo richiedono o lo raccomandano per ciò che entra nel fascicolo.
• Università e archivi istituzionali, per le tesi e per tutto ciò che deve sopravvivere a un cambio di software.
• Archivi e biblioteche, che sono il posto da cui il formato è nato.
• La fatturazione elettronica. Le fatture Factur-X e ZUGFeRD sono un PDF/A-3 con l’XML della fattura trasportato dentro: è esattamente per questo che esiste la parte 3.

Quale inviare

Un file PDF/A è descritto da due numeri, e la gente li confonde di continuo. La parte dice su quale PDF è costruito:

• PDF/A-1 — la più vecchia e la più severa. Niente trasparenze, niente livelli.
• PDF/A-2 — quello che oggi produce quasi ogni conversione: trasparenze, livelli e JPEG 2000 ammessi.
• PDF/A-3 — come la 2, ma può portare altri file dentro di sé. È quella che usano le fatture.

Il livello dice quanto promette:

• B (base) — avrà lo stesso aspetto. È quello che si chiede in pratica.
• U — come B, e in più il testo si può estrarre come Unicode corretto.
• A (accessibile) — come U, e in più il documento è taggato per i lettori di schermo.

Quindi PDF/A-2B a meno che ti abbiano detto altro; e un documento senza tag non diventa onestamente di livello A convertendolo: i tag devono venire da chi ha scritto il documento.

Convertirne uno

Da PDF a PDF/A scrive PDF/A-2B nel tuo browser. Prima di convertire qualsiasi cosa ti dice quale delle due cose sta per succedere, perché a deciderlo è il file e non lo strumento:

• Le pagine vengono conservate. Ogni font che usa viaggia già dentro, quindi non si ricodifica nulla e il testo resta selezionabile. Le scansioni sono il caso più facile di tutti: non ci sono font che possano mancare.
• Le pagine vengono ridisegnate come immagini. Succede quando il file si limita a nominare un carattere, o quando dipinge con inchiostri da stampa (CMYK) che un profilo colore da schermo non può descrivere. Il documento appare identico e il testo smette di essere selezionabile — che è il risultato onesto, perché non c’è modo di incorporare un font che nessuno ha.

In entrambi i casi esce quello che il PDF/A vieta: JavaScript, azioni all’apertura, file allegati e qualsiasi cifratura. Le annotazioni restano e vengono marcate come stampabili.

Un ordine conta: prima convertire, poi firmare. Una firma digitale copre una sequenza precisa di byte, e la conversione li riscrive, quindi un file firmato prima della conversione arriva con la firma rotta. Se ti servono entrambe le cose, converti e poi firma con il tuo certificato.

Controllare un file

Un file che dice PDF/A non è necessariamente tale. Molti convertitori scrivono i metadati che dichiarano il formato e non cambiano nient’altro: il risultato è un documento che sostiene di essere PDF/A-2B e cade al primo validatore che incontra.

Verifica PDF/A legge un file nel tuo browser e riporta ciò che conta in pratica: se dichiara il formato, se porta un profilo colore, se ogni font è dentro, se è cifrato, se all’apertura parte qualcosa. Non è un validatore, e lo dice.

Il validatore è veraPDF: gratuito, open source, mantenuto dalla PDF Association insieme alla Open Preservation Foundation, e l’implementazione di riferimento che usano gli archivi nazionali. Esiste una versione desktop e una demo web pubblica. Esistono anche validatori commerciali online, ma leggi le loro note sulla privacy prima di usarne uno: almeno uno di quelli noti conserva i file che carichi nella versione gratuita. Per qualsiasi cosa contenga dati personali, usa lo strumento desktop, oppure il controllo di questo sito, che non manda il file da nessuna parte.

E un ultimo punto pratico: quando due validatori non concordano, quello che conta è quello di chi ti ha chiesto il file.

Perché i file vengono respinti

• Un font è solo nominato, non incorporato. Di gran lunga il motivo più comune, e quello che nessuno si aspetta, perché il documento si apre perfettamente sulla propria macchina.
• Dichiara PDF/A e non è stato fatto altro. Dichiararlo non è esserlo.
• Il file è cifrato, spesso perché qualcuno ha messo una password per impedirne la modifica.
• Porta degli allegati e viene inviato come PDF/A-1 o 2, che non li ammettono.
• Dipinge con colori da stampa senza un profilo di stampa dentro che li spieghi — tipico dei file che arrivano da un grafico.
• La firma è stata applicata prima e la conversione l’ha rotta.

Non si carica nulla

Sia il convertitore sia il controllo girano sulla tua macchina, dentro la scheda del browser. Qui conta più che altrove: un documento che stai depositando presso un ente pubblico è esattamente il tipo di file che non si consegna a un sito web. Carica la pagina, scollegati da internet e continuano a funzionare entrambi: è la prova più semplice che esista, e si fa in mezzo minuto. Su la pagina che lo spiega c’è altro su come verificarlo.