Wat PDF/A is, en wanneer iemand erom vraagt

Laatst bijgewerkt: 22 september 2026

Je vult een formulier in voor een overheidsinstantie, of stuurt een document naar de rechtbank, of levert een scriptie in, en in de instructies staat dat het bestand een PDF/A moet zijn. De PDF die je hebt ziet er goed uit, opent goed en print goed. En is toch, bijna zeker, geen PDF/A.

Wat het formaat eigenlijk is

PDF/A is een PDF met beloften erbij. De norm is ISO 19005, en elke regel erin komt uit één idee: het bestand moet over twintig jaar leesbaar zijn voor iemand die niets anders heeft dan het bestand.

• Elk lettertype reist mee naar binnen. Een gewone PDF kan een lettertype alleen noemen — Helvetica, Verdana — en erop rekenen dat jouw computer het heeft. Op een machine die het niet heeft, vervangt de lezer het door iets anders en verschuift de opmaak.
• De kleuren zeggen wat ze bedoelen. Een ingesloten kleurprofiel maakt van "zoveel rood" een kleur die te reproduceren is, in plaats van wat het beeldscherm van de dag ervan maakt.
• Niets reikt buiten het bestand. Geen JavaScript, geen acties die bij het openen starten, geen links naar bestanden die ergens anders moeten bestaan, geen versleuteling. Een archief kan geen document bewaren waarvan de inhoud afhangt van een wachtwoord dat iemand vergeten zal zijn.
• Het zegt wat het is. Een pakketje metadata in het bestand verklaart welk niveau van de norm het claimt.

Niets daarvan gaat over hoe het document eruitziet. Een PDF/A is niet kleiner, niet mooier en niet officiëler: het is hetzelfde document met zijn afhankelijkheden naar binnen gepakt.

Wie erom vraagt

• De overheid. PDF/A staat tussen de formaten die voor indienen en archiveren worden aanvaard, en je komt het tegen bij aanbestedingen, subsidieaanvragen en digitale loketten.
• Rechtbanken. In Duitsland is PDF/A het verwachte formaat bij elektronisch indienen (ERVV); in de Verenigde Staten eisen of adviseren veel federale rechtbanken het voor wat in het dossier komt.
• Universiteiten en repositories, voor scripties en voor alles dat een softwarewissel moet overleven.
• Archieven en bibliotheken, waar het formaat oorspronkelijk uit is gekomen.
• Elektronisch factureren. Factur-X- en ZUGFeRD-facturen zijn een PDF/A-3 met de factuur-XML erin — precies daarom bestaat deel 3.

Welke je stuurt

Twee getallen beschrijven een PDF/A-bestand, en ze worden voortdurend verward. Het deel zegt op welke PDF het gebouwd is:

• PDF/A-1 — de oudste en de strengste. Geen transparantie, geen lagen.
• PDF/A-2 — wat de meeste conversies vandaag opleveren: transparantie, lagen en JPEG 2000 toegestaan.
• PDF/A-3 — als 2, maar het mag andere bestanden in zich meenemen. Dit is het deel dat facturen gebruiken.

Het niveau zegt hoeveel het belooft:

• B (basis) — het ziet er hetzelfde uit. Dit is wat in de praktijk gevraagd wordt.
• U — als B, en daarbij kan de tekst als correcte Unicode eruit worden gehaald.
• A (toegankelijk) — als U, en daarbij is het document getagd voor schermlezers.

Dus PDF/A-2B tenzij je iets anders is gezegd; en je maakt van een ongetagd document niet eerlijk een niveau A door het te converteren: de tags moeten komen van wie het document heeft geschreven.

Er een converteren

PDF naar PDF/A schrijft PDF/A-2B in je browser. Voordat er iets wordt geconverteerd vertelt de tool welke van twee dingen gaat gebeuren, want dat beslist het bestand en niet de tool:

• De pagina's blijven behouden. Elk lettertype dat het gebruikt reist al mee naar binnen, dus er wordt niets opnieuw gecodeerd en de tekst blijft selecteerbaar. Scans zijn het makkelijkste geval van allemaal: er zijn geen lettertypen die kunnen ontbreken.
• De pagina's worden opnieuw getekend als afbeeldingen. Dat gebeurt als het bestand een lettertype alleen noemt, of als het schrijft in drukinkten (CMYK) die een kleurprofiel voor schermen niet kan beschrijven. Het document ziet er identiek uit en de tekst is niet meer selecteerbaar — dat is de eerlijke uitkomst, want een lettertype dat niemand heeft valt niet in te sluiten.

In beide gevallen gaat eruit wat PDF/A verbiedt: JavaScript, acties bij het openen, bijgevoegde bestanden en elke versleuteling. Annotaties blijven en worden als afdrukbaar gemarkeerd.

Eén volgorde doet ertoe: eerst converteren, daarna ondertekenen. Een digitale ondertekening dekt een specifieke reeks bytes, en converteren herschrijft die, dus een bestand dat vóór de conversie is ondertekend komt aan met een gebroken ondertekening. Heb je beide nodig, converteer dan eerst en onderteken daarna met je certificaat.

Een bestand controleren

Een bestand dat zegt dat het PDF/A is, is dat niet per se. Genoeg converters schrijven de metadata die het formaat verklaart en veranderen verder niets, en dat levert een document op dat PDF/A-2B claimt en zakt bij de eerste validator die het tegenkomt.

PDF/A controleren leest een bestand in je browser en rapporteert wat in de praktijk telt: of het het formaat verklaart, of het een kleurprofiel bij zich heeft, of elk lettertype erin zit, of het versleuteld is, of er iets start bij het openen. Het is geen validator, en het zegt dat ook.

De validator is veraPDF: gratis, open source, onderhouden door de PDF Association samen met de Open Preservation Foundation, en de referentie-implementatie die nationale archieven gebruiken. Er is een desktopversie en een openbare webdemo. Er zijn ook commerciële validators online, maar lees hun privacynotities voordat je er een gebruikt — minstens een van de bekende bewaart de bestanden die je in de gratis versie uploadt. Voor alles met persoonsgegevens erin: gebruik het desktopprogramma, of de controle op deze site, die het bestand nooit ergens naartoe stuurt.

En een laatste praktisch punt: als twee validators het niet met elkaar eens zijn, dan geldt die van degene die het bestand van je heeft gevraagd.

Waarom bestanden worden geweigerd

• Een lettertype is alleen genoemd, niet ingesloten. Met afstand de meest voorkomende reden, en degene waar niemand op rekent, omdat het document op de eigen machine perfect opent.
• Het verklaart PDF/A en er is verder niets gedaan. De claim is niet de zaak zelf.
• Het bestand is versleuteld, vaak omdat iemand een wachtwoord heeft toegevoegd om bewerken tegen te houden.
• Het bevat bijlagen en wordt verstuurd als PDF/A-1 of 2, die die niet toestaan.
• Het schrijft in drukkleuren zonder een drukprofiel erin dat ze uitlegt — typisch voor bestanden die van een ontwerper komen.
• De ondertekening is als eerste gezet en de conversie heeft die gebroken.

Er wordt niets geüpload

Zowel de converter als de controle draaien op je eigen machine, binnen het tabblad van de browser. Dat weegt hier zwaarder dan elders: een document dat je bij een overheidsinstantie indient is precies het soort bestand dat je niet aan een website geeft. Laad de pagina, verbreek de internetverbinding en ze werken beide nog steeds — dat is het eenvoudigste bewijs dat er is, en het kost een halve minuut. Op de pagina die het uitlegt staat meer over hoe je dit controleert.